Elaborer la démarche participative

La démarche participative s'élabore en trois grandes étapes principales : *** ajouter des ancres pour les 3 points ci après ***

1. Il s'agit avant toute chose d' évaluer la pertinence de mettre en place une telle démarche.
2. Si la démarche est jugée pertinente, il s'agira alors de la mettre en œuvre, en définissant les aspects pratiques .
3. Enfin, en fin de projet, il s'agira de finaliser la démarche en effectuant notamment un retour vers les participants.

Evaluer la pertinence de mettre en place une démarche participative

Il est nécessaire d'évaluer la pertinence d'une démarche participative dans le cadre du projet concerné, en analysant son contexte, en identifiant et comprenant les acteurs concernés et en les sondant sur le bien-fondé d'une telle démarche.

Analyser le contexte du projet

Cette analyse, sera menée au stade de la conception du projet et portera les points suivants :

• principales composantes du projet  ;
• enjeux du projet (environnement, qualité de vie des riverains, usagers,...) ;
• contexte juridique des questions abordées   ;
• caractéristiques des sites adjacents au site d'implantation  ;
• caractéristiques du milieu économique et social dans lequel s'insère le projet  ;
• cadre réglementaire lié à la démarche participative , compréhension du processus d'approbation et nature des consultations publiques exigées ;
• ...

Définir les sujets à soumettre à démarche participative

Il s'agit ici de délimiter les aspects liés au projet qui feront l'objet de la démarche participative. Leur objet doit être clairement défini et, à cette fin, il peut être intéressant de se poser les questions suivantes :

• Le projet est-il déjà connu des parties prenantes ?
• Est-ce que l'objet du projet est polémique ?
• Quels sont les éléments de l'histoire du territoire qui auront une influence sur la participation ou sur les attentes vis-à-vis du projet ?
• ...

Cette analyse doit se faire simultanément à l'identification des acteurs concernés (voir ci-dessous).

Identifier et comprendre les acteurs concernés par le projet

Une fois l'identification des acteurs concernés par le projet effectuées (riverains, commune, organismes de consultation citoyenne, etc.), une meilleure compréhension de ceux-ci permettra de mieux cadrer la démarche participative.

L'analyse peut se faire pour chacun des acteurs au travers des questions suivantes :

• Qui sont les parties prenantes du projet ?

  • Quels sont leurs intérêts ?
  • De quel pouvoir disposent-elles ?
  • Quelles relations entretiennent-elles entre elles ? Se font-elles confiance ?
  • Quelle vision ont-elles de la participation ?
  • Quel périmètre prendre en compte (par exemple 100 m autour du projet) ?
  • Quelles compétences ont-elles ?
  • ...

• Pourquoi impliquer les parties prenantes ?

  • Quelles expertises peuvent-elles apporter ?
  • Quelles informations est-il intéressant de leur transmettre ?
  • ...
• Quelles sont les convergences et les divergences de vues potentielles ?
• ...

Prendre le pouls auprès des riverains et futurs usagers

De manière informelle, les riverains et futurs usagers seront consultés de manière ponctuelle pour leur permettre de donner leur avis, non seulement sur le projet mais également sur la mise en place éventuelle d'une démarche participative. A cette occasion, des éléments d'information relatifs au projet (plan d'implantation, vues 3D, aspects développés dans le projet,...) leur seront communiqués au moyen d'affichages, site Internet, toute boîtes,...

Les impacts positifs et négatifs du projet seront ensuite analysés selon le point de vue de ces derniers, afin d'évaluer les appréhensions que ceux-ci pourraient avoir. Cela permettra également de récolter des informations essentielles sur la dynamique et les enjeux locaux, afin de les comparer aux valeurs que le projet veut mettre en avant.

Mettre en œuvre la démarche participative

Après avoir établi la pertinence d'une démarche participative, il y a lieu de : *** liens vers ancres ***

• Désigner un leader ;
• Définir les objectifs de la démarche participative ;
• Créer un climat de confiance ;
• Préciser le niveau de participation des acteurs ;
• Choisir la(les) méthode(s) adaptée(s) au projet ;
• Etablir le planning de la démarche ;
• Informer les participants potentiels sur la tenue de la démarche participative ;
• Mettre à disposition les outils nécessaires à la démarche ;
• Faire intervenir un modérateur ;
• Intégrer la participation dans le cahier des charges ;
• Evaluer les coûts ;
• Prévoir des feedback intermédiaire.

Désigner un leader

Pour assurer la bonne mise en œuvre de la démarche, il est important de désigner un leader qui aura la fonction de coordinateur et qui pourra assurer ce rôle du début à la fin du projet. Ce leader pourra être le maître d'ouvrage, l'architecte ou tout autre personne du projet.

Définir les objectifs de la démarche participative

Il s'agit de définir les objectifs et l'ambition de la démarche participative. Ceux-ci pourront concerner :

• le nombre de participants répondant favorablement à la démarche participative ;
• la variété des acteurs en présence : riverains, usagers, organismes, secteurs d'activité,... ;
• les réponses concrètes apportées aux participants, en tenant compte de leurs valeurs et leurs préoccupations ;
• la mise en place de mesures d'atténuation des impacts ;
• le degré d'insertion, d'acceptation du projet dans son environnement ;
• la suite et la concrétisation des solutions apportées par la démarche ;
• la mise en place de collaborations futures suite à la démarche ;
• ...

La définition de ces objectifs permettra d'évaluer la bonne réussite de la démarche participative à son terme.

Informer les participants potentiels sur la tenue de la démarche participative

La démarche participative devrait idéalement permettre d'atteindre un public aussi large et varié que possible. Les personnes les plus fragilisées socio-économiquement sont néanmoins généralement les moins représentées dans ce type de processus.

Afin de permettre la participation d'un maximum de personnes concernées par le périmètre défini lors de l'identification des acteurs, il s'agit dès lors d'adapter les plages horaires aux différents publics visés (en privilégiant les réunions en semaine plutôt que les week-ends ou durant les vacances) ainsi que de varier les lieux de rencontre (en veillant à ce que ceux-ci soient bien équipés : mobilier, prises électriques,...). *** identification des acteurs: Elaborer la démarche > 1. Evaluer la pertinence de mettre en place une démarche > Identifier et comprendre les acteurs concernés par le projet ***

Il est également important de faire une publicité suffisante autour de la démarche en multipliant les moyens de promotion permettant d'attendre les différents publics, par exemple :

• affichage,
• brochures,
• micro-trottoirs,
• stands d'information sur les marchés,
• annonces dans la presse locale,
• ...

Créer un climat de confiance

Le but est de rendre crédible la démarche et de construire un lien de confiance avec les participants en fixant les règles et les moyens qui encadrent la démarche. Le processus participatif doit se fonder sur une reconnaissance réciproque entre les personnes qui s'y impliquent :

• pour les acteurs non-professionnels  : être représentatifs et se sentir reconnus en tant que partenaires compétents et crédibles aux yeux des experts professionnels ;
• pour les professionnels  : avoir une capacité d'écoute et de remise en question.

Préciser le niveau de participation des acteurs

Il est nécessaire de préciser clairement le niveau d'intervention des différents acteurs dès le début de la phase conception du projet . Cela permettra à chacun de connaître les possibilités et limites de sa fonction respective. Correctement définir le niveau d'intervention est essentiel au bon déroulement du projet afin d'éviter les sources de tension suite à des limites et compétences mal définies.

Choisir la(les) méthode(s) adaptée(s) au projet

En fonction du cadre de la démarche défini comme proposé ci-dessus, il est possible qu'il faille recourir à une combinaison de méthodes de démarche participative .

De plus, la manière la plus efficace pour garantir le succès de la démarche est de permettre et d'assurer son évolutivité par une série d'allers-retours avec les participants.

Il s'agira de mettre en place un canevas de démarche pouvant combiner plusieurs niveaux et méthodes de participation.

Par exemple, le canevas suivant pourra être mis en œuvre.

Établir le planning de la démarche

Le planning de la démarche participative correspond au planning du projet, dans lequel l'intervention des différents acteurs est définie afin que le processus soit le plus efficace possible.

Ce planning s'adapte en tenant compte des allongements possibles des différentes phases du projet, habituellement plus longues en conception, et pouvant aller jusqu'au dossier d'exécution.

Mettre à disposition les moyens nécessaires à la démarche

Une fois le canevas de la démarche établi en termes de méthodes et de planning, il s'agit de prévoir les moyens humains et techniques nécessaires à la mise en œuvre de la démarche participative :

• désignation d'un modérateur expert en démarche participative ;
• identification de locaux de réunion et du mobilier nécessaires ;
• fourniture de matériel (ordinateurs, crayons, marqueurs, papier,...), supports (flipcharts, matériel de projection,...), modalités de communication, connexion internet, création d'une adresse web spécifique au projet, etc.
• fourniture d'informations sur le projet et son historique assez détaillées et facilement accessibles pour les participants, afin de leur permettre de donner leur avis en connaissance de cause.

Faire intervenir un modérateur

Gérer un processus participatif est complexe, il y a donc lieu de désigner, une personne ayant de l'expérience en démarche participative, soit au sein de l'équipe de conception (ce qui présente l'avantage d'avoir un modérateur ayant une bonne connaissance du dossier), soit en faisant appel à un expert en participation.

Le modérateur joue le rôle de « garant du cadre » durant son intervention vis-à-vis des différentes parties. Il permet d'assurer le bon déroulement des débats et de créer un espace sécurisé de discussion en rappelant : le processus dans son ensemble, le rôle des acteurs, les objectifs et le rythme des réunions, les sujets abordés, la manière de contribuer aux discussions.

Un autre rôle fondamental du modérateur est de faire valoir l'expertise des habitants , autrement dit de mettre en forme les revendications des habitants dans un registre faisant écho aux professionnels.

Le modérateur doit présenter un certain nombre de qualités : diplomatie, fermeté, impartialité, respect,... Il doit être doté de compétences en matières d'animation de réunion, en étant à l'écoute des participants et en permettant à tous de s'exprimer, tout en focalisant les débats sur les sujets traités.

Il est de plus en contact étroit avec l'équipe de conception et le maître d'ouvrage pour leur faire part des remarques collectées lors de la démarche participative et susciter des réorientations/prises de décisions.

Intégrer la participation dans le cahier des charges

Lorsqu'elle figure dans le programme d'exigences ou dans les cahiers des charges, la démarche participative n'est qu'exceptionnellement définie de façon explicite. De plus les équipes de conception et entreprises générales peuvent reléguer ces démarches à un second plan.  Il s'agira donc de faire en sorte que la décision d'attribution d'un marché de travaux soit prise aussi en fonction de ce critère et de bien décrire les éléments relatifs à la démarche dans les cahiers des charges , notamment  :

• la méthodologie de la démarche participative (choix du niveau de participation et des méthodes à employer),
• les moyens humains et techniques à mettre en œuvre (modérateur, nombre approximatif de réunions, mise à disposition d'outils, matériel nécessaire).

Evaluer les coûts

Les coûts sont liés aux moyens humains et techniques mis en œuvre pour mener à bien la démarche participative :

• prestations des intervenants (équipe de conception, experts, modérateur,...) ;
• l'organisation des réunions (local de réunion, matériel, supports de communication, etc.) ;
• l'élaboration d'un support de communication (site internet, etc.) ;
• les outils spécifiques éventuels tels des événements participatifs (promenades, ateliers collectifs,  etc.) ;
• ...

Finaliser la démarche participative

Pour la bonne finalisation et continuation de la démarche participative au-delà de la fin du chantier, divers éléments peuvent être mis en place :

• Transmettre un feedback adéquat aux participants de la démarche : si certains éléments demandés par les participants n'ont pu finalement être mis en œuvre, on veillera à les informer suffisamment des causes, conséquences et raisons de ces non-choix.
• Effectuer un sondage auprès des usagers réels suite à l'emménagement dans le bâtiment sur l'efficacité de la démarche effectuée en amont et l'adéquation du bâtiment par rapport à leurs souhaits et attentes.
• Créer un groupe de travail regroupant les usagers réels (qui ont éventuellement déjà participé au groupe de travail en phase de conception et d'exécution) permettant d'intégrer l'avis des usagers pendant la vie du bâtiment au stade des différentes interventions de maintenance (pouvant correspondre au groupement des co-propriétaires).
• Dans le cas de grands projets, il peut être intéressant d'avoir le retour des riverains sur le déroulement du chantier (voir dispositif Communication relative au chantier).
• Evaluer la démarche au regard des objectifs fixés au début.