La manière dont le bâtiment va être utilisé joue également un rôle dans le choix des systèmes de chauffage et de refroidissement. Par exemple, le niveau de flexibilité requis pour les installations techniques d'un immeuble de bureaux destiné au marché locatif peut être fort différent de celui requis pour un bâtiment dont le futur utilisateur (et ses exigences) est connu dès le départ. Il est donc important de fixer, en amont de la conception des techniques et en concertation avec le maître d'ouvrage, les exigences auxquelles devront satisfaire les installations techniques, notamment en termes de flexibilité, de gestion et d'entretien.
En termes de flexibilité, il faut souligner ici qu'un aspect important de la durabilité des bâtiments réside dans leur adaptabilité, à de nouveaux occupants, éventuellement à une nouvelle fonction. En concevant des installations techniques permettant une certaine flexibilité d'utilisation, on augmente la durabilité du bâtiment : les installations techniques pourront être conservées en cas de changement d'occupants, minimisant ainsi l'impact environnemental (et financier) de ce changement. Le zonage, le dimensionnement des installations (prévoir une marge dans le dimensionnement), la conception du réseau de distribution (possibilités d'extension) sont autant d'éléments à considérer au moment de la conception pour permettre, à terme, la flexibilité de l'installation technique.
Attention néanmoins que la flexibilité a un coût financier et énergétique (dédoublement des installations, surdimensionnement), qui devra être évalué pour conserver le caractère viable du projet. On cherchera dès lors à atteindre une flexibilité dite « raisonnée », intégrant autant que possible les aspects de flexibilité pour le futur, tout en garantissant l'efficacité des installations selon le mode d'occupation prévu en base.
